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システムメンテナンスについても、ほぼ同様ですが、メンテナンスの大きさによってはプロジェクトチームを組まなくても、内容の伝達だけで足りることもあります。
稼働中のシステムについては、データの収集、インプットを経理担当者が行い、処理してアウトプットを伝送するのがコンピュータ部門の仕事です。
一般的に経理に関するアウトプットはコンピュータ部門から経理部門に伝送され、チェックその他の処理をした後、必要な部署へ配布します。
経理情報には製造原価など機密情報もあり、散逸するのを防がなければならないからです。
会計単位は会社の組織と一致させます。
本社、工場、支社は資金調達、全体管理、生産、販売といった基本業務を分担して会社経営ができるようにした組織単位ですから、その各々を会計単位とします。
会計単位は、その中で起こった一切の経済活動を金銭価値でとらえ、一応完結した処理をする単位です。
したがって同じ会社ではあっても、他の会計単位とのやりとりは、あたかも独立会社と同じように本支店勘定を通じて行います。
このようにすることで責任も明確になります。
支社には支社長、工場には工場長がいますが、支社長や工場長は一般業務の責任者であると同時に会計単位の長として経理責任者でもあります。
もし経理上のことでトラブルがあれば、責任をとらねばなりません。
営業出身だからとか、技術出身だから経理はわからないでは、すまされない制度になっています。
本社の経理責任者は経理部長が一般的です。
本社も一会計単位ですから、支社や工場と同じように、経理部としては本社内の一切の経営活動で金銭価値の変動を伴うものを経理処理します。
ところで支社や工場にも経理担当者がいますが、これらの人達は組織上支社長や工場長の管轄下にあります。
すなわち同じ経理の仕事をしていても、経理部の直轄ではないのです。
会計単位が違い経理責任者が違っていてノ全体として統一のとれた仕事ができるのでしょうか。
経理業務を計画に関する業務と実績に関する業務に区別すること、及び計算期間の長短の区別の二面から、年間スケジュールをとらえてみましょう。
実績に関する業務は、どの会社でもありますが、計画に関する業務はある会社とない会社があり、ある場合でも会社によって精粗の差があります。
もちろん計画業務のある会社の方が、管理水準の高い会社です。
いくら販売して利益をどのくらいにするかといったことを、予め計画を立て、それを目標に実際の販売活動を行っていこうとするものです。
実績に関する業務は、現実の販売活動によって売上がいくら、費用がいくらになったかといったことを把握する業務です。
計算期間の長短は、年間分、月間分といった計算対象期間のことです。
商法によって会社は、少なくとも一年に一回は決算をしなければなりません。
決算とは財産や利益がいくらになったかを確定することです。
多くの会社が四月一日から翌年の三月三十一日までの一年間を計算期間にしています。
これを会計期間といいます。
会株式市場に株式を上場している会社は、さらに半年に一回決算することが義稗づけられています。
半年分にしても一年分にしても、まとめて一度に計算するのは大変です。
そこで毎月その月分を計算しておき、半年経ったところで六か月分を合計する方法がとられます。
こうすることで経理の仕事を分散でき小人数で対応できます。
月々利益を計算すれば、手数を省くことのほかに、利益管理にも役立ちます。
さて経理業務の年間スケジュールですが、ここでは四月一日から翌年の三月三十一日を会計期間にしている会社を例に述べます。
計画業務もやっていることにします。
月次決算も実施していることにします。
まず計画に関する業務ですが、新年度の計画を立てるには経済環境の予想が必要です。
景気がどうなるかといったことですが、正月明けからこうしたデータの収集を始めます。
一月中には経理部で売上や利益の目標値を設定します。
経理で目標値を設定しただけでは、その実現おぼつきません。
確実に達成するために予算編成をします。
この作業は二、三月中に行います。
予算編成は大変手間がかかります。
それというのも、経理だけで編成するのでなく、会社全体の各部各課に編成してもらわなければならないからです。
会社によっては経理部だけで編成することもありますが、これでは押しつけになって実効がありませんから、できれば自分の予算は自分で編成してもらうようにしたいものです。
各部署で編成したものは経理部で集計をし、必要ならば調整してオーソライズします。
それで販売計画、生産計画、費用予算、設備投資、要員計画、資金計画、計画貸借対照表、計画損益計算書、計画資金収支計算書といった行動の指針が作られます。
予算を基礎にして活動開始です。
ここから実績に関する業務が始まります。
経理の仕事は日々のデータの記録収集をして、四月三十日で四月分をしめきります。
実際には遅れが生じますから、五月に入って四月度決算をします。
できるだけ短期間で決算したいものですが、一般的には二十日頃までかかります。
このようにして毎月決算をし、九月になります。
九月がしめきられたら、九月分の決算をすると同時に、四月から九月までの半期決算を十月に行います。
半期末の九月には通常月と違って期末整理事項があり、例月より忙しくなります。
九月末に在庫の確認として実地棚卸をしますし、減価償却費の確定や引当金の計上といった作業があるからです。
なお通常は計画に関する業務として、下半期すなわち十月から翌年の三月までの計画を修正することが行われます。
この場合は、九月中に完了しなければなりません。
この下半期修正計画を基礎として十月からの経営活動が実行されます。
十月以降の月次決算を行い、三月に至るわけですが、ここで通期の本決算を迎えます。
三月末日の決算日でデータをしめきります。
実際の経理の仕事は、四月が一番忙しいことになります。
商法によって資本金が億円超五億円未満の会社は、決算日から三か月以内に開かれる株主総会の日の七週間前までに計算書類を監査役に提出しなければなりません。
本決算は十二か月分のまとめですから計算量も多くなりますし、実地棚卸など期末整理も厳密にする必要があり、四月二十日頃までには完了しなければならないので、経理が一番忙しい時です。
経理の業務内容と処理手段の二面から、どのように変わってきたかを説明します。
経理の仕事には会計と資金があり、会計には財務会計と管理会計があります。
財務会計は、商法、証券取引法、税法といった法令で規定されている会計業務です。
会社の都合で勝手なことはできません。
一定の原則やルールに従って、毎期同じ処理をします。
貸借対照表は会計期間末の財産の在り高ですし、損益計算書はその会計期間の利益を計算したものです。
これらは会社の所有者である株主に総会において報告したり承認を受けたりします。
あるいは上場会社ですと証券取引所を通じて一般の投資家に公開されます。
会社は法人税など税金を納付しますが、その基礎となるのが損益計算書です。
このように財務会計は、株主、一般投資家、国や地方公共団体といった外部との関係が深いのです。


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